Wat is Lean?

Lean is een gedachtegoed waarbij continu verbeteren centraal staat. Dit gebeurt doordat iedereen in de organisatie (ofwel school) zich richt op het creëren van waarde voor de klant (ofwel de leerling) in alle processen. Hierbij worden verspillingen zoveel mogelijk weggewerkt. Medewerkers (ofwel docenten en ander personeel) worden gezien als de spil van een organisatie, waarbij samenwerken heel belangrijk is. Luisteren naar de klant is de manier om mogelijke verbeteringen zichtbaar te krijgen.

Werken met Lean in het onderwijs

Wat zijn voor jou de energievreters in je werk? Misschien de administratieve handelingen waarvan je je afvraagt voor wie je het doet? Of saaie vergaderingen die nog uitlopen ook? Of wezenlijker: je twijfelt wel eens of jullie de leerlingen bieden wat ze echt nodig hebben. Hoe kun je omgaan met dit soort vraagstukken? Het gedachtegoed van ‘Lean’ kan hierbij helpen. Het is een manier van werken waarbij je je tijd en energie stopt in dat wat echt belangrijk is voor je leerlingen, in nauwe samenwerking met je collega’s. Met meer eigenaarschap voor jou als professional maar ook voor de leerling.

Lean in een notendop

Lean is een gedachtegoed dat oorspronkelijk in de jaren vijftig bij Toyota in Japan is ontstaan. Werkplaatschef Taiichi Ohno bedacht dat alleen bedrijfsprocessen waar de klant voor wil betalen of processtappen waar een klant op wil wachten nuttig zijn. Alle overige activiteiten zijn verspilling, en dus overbodig. Hiermee legde hij de kiem voor het Toyota Production System. Een manier van werken waarbij er alleen wordt gemaakt wat nodig is, wanneer het nodig is en in de benodigde hoeveelheid. In de basis is Lean een methodiek voor het optimaliseren van processen. Toch is Lean meer dan een verzameling tools, het is een filosofie en bedrijfscultuur.

Medewerkers worden gezien als het hart van de organisatie. Bij Toyota is het productieproces bijvoorbeeld zo ingericht dat problemen die medewerkers ervaren direct en structureel worden opgelost. Elke medewerker, van hoog tot laag, mag het productieproces altijd stopzetten als hij of zij denkt dat er een kwaliteitsprobleem is. Bovendien wisselen medewerkers vaak van functie zodat ze goed bekend raken met alle werkzaamheden en samen voor nog betere oplossingen kunnen kiezen. Teamgevoel is belangrijk.

Lean in Nederland

Ondertussen is het lean-gedachtegoed in de hele wereld gemeengoed geworden. Je ziet dat bedrijven, ziekenhuizen en instellingen steeds vaker het lean-werken omarmen. Dat komt omdat zo werken appelleert aan behoefte van medewerkers: dat er naar je wordt geluisterd, dat je collega’s je helpen problemen op te lossen, dat je meer kunt betekenen voor je klanten of je patiënten. Dat wil iedereen.

Wat kun jij hiermee op school?

Laten we eens kijken hoe we de principes van Lean naar het onderwijs kunnen vertalen en welke instrumenten daarbij helpen.

In bedrijven en instellingen die met lean werken vraagt iedereen zich af: wie is mijn klant en wat wil mijn klant? En hoe zorgen we ervoor dat die klant precies dát krijgt, niet meer, niet minder, niet eerder, niet later. Als voorbeeld: als je als bank een app wilt maken om klanten te laten bankieren en je maakt een app waarmee je ook verzekeringen kunt afsluiten en je hypotheek kunt aflossen terwijl de klant alleen behoefte heeft om even snel zijn saldo te checken en overmakingen te doen, dan ben je je tijd en energie aan het verspillen als bank. En de klant krijgt een complex product waar hij niet op zit te wachten.

In een lean-omgeving vragen medewerkers zich af: in welke stappen produceren wij een product of leveren wij een dienst? Zijn al deze stappen nodig voor de klant? Doen we stappen dubbel? Kunnen we stappen efficiënter uitvoeren? Als voorbeeld: in veel administratieve processen zie je dat data door meerdere mensen wordt ingeklopt, dat die data vervolgens niet blijkt te kloppen en dat herstelwerk nodig is. Dat is allemaal verspilling van tijd van medewerkers.

De klantvraag is leidend voor de productie. De klant trekt als het ware het product door het proces. Dat betekent dat je in een lean-fabriek niets produceert waar de klant niet op zit te wachten. Het tegenovergestelde kennen we: enorme voorraden auto’s die op parkeerterreinen wachten op een koper. En die autoverkopers proberen hun klanten deze overtollige auto’s tegen heug en meug te verkopen.

LEAN binnen SVO|PL

Als medewerker van SVO|PL kun jij je laten scholen in Lean (WHITE, YEllOW of GREEN Belt) maar je kunt ook altijd een Lean verbeterproject indienen. Tijdens je werk zie jij als beste waar verbeteringen mogelijk zijn, ongeacht je functie of taak zijn we allemaal op zoek naar kwaliteitsverbetering. Bijvoorbeeld als conciërge van een school zie je veel “waste”, (waste zijn dingen die geen tijd of geld opleveren, maar dit wel kosten) je beschrijft het “probleem” en dient dit in. Dit komt dan terecht bij het LEAN Expertise team dat dit probleem gaat omzetten naar een project en beoordeeld of het een Green of Black Belt waardig project is. Tevens wordt bekeken of het project voor een collega is die dit tijdens zijn opleiding kan uitvoeren of dient het door iemand die het certificaat al behaald heeft uitgevoerd te worden. Ook het CvB, de directieraad en de champions worden op de hoogte gehouden van de ingestuurde projecten. De instuurder krijgt altijd een reactie. (zie afbeelding)